De eerste stap is het eigenlijk het voorbereiden. Belangrijk is het daarbij om een goed functionerend archief op te zetten, waar je makkelijk iets in kunt archiveren, en makkelijk iets in kunt opzoeken. In Getting Things Done staat heel expliciet dat een hangmappensysteem daarvoor niet zo geschikt is. Maar na alternatieven bekeken te hebben, ben ik daar toch wel op uitgekomen. Ik gebruik hangmappen voor de alfabetisering, en doe dan de dossiermappen in de letter hangmap waar ze bij horen. Het GTD bezwaar daarbij is, dat sommige letters meer mappen hebben en het dan rommelig wordt. Dat zien we dan wel weer.
Verder was het een behoorlijk werk om mijn bestaande ordner-archief op te schonen. Ik heb ervoor gekozen om deze twee (hangmappen en ordners) niet te integreren, en heb dus nu eigenlijk twee systemen. Dit omdat mijn oude ordnersysteem eigenlijk heel goed voldoet, zeker nu het goed opgeschoond is, en alle oude troep naar zolder is verhuisd.
Verder heb ik een labelmaker gekocht en een hele doos dossiermappen. Ik heb een account aangemaakt bij Remember the Milk voor mijn todo-lijsten, want die hebben ook een goeie Android-app, zodat ik er ook op mijn telefoon bij zou kunnen.
Klaar voor de volgende stap: het verzamelen van alles, wat niet zo is zoals het zou moeten zijn, in de inbox. In het boek wordt aangeraden daar een hele dag voor te nemen, waarbij je niet gestoord wordt. Dit lukte me niet, gewoon omdat ik dit project niet genoeg urgentie kan geven. Ik heb het dus verspreid over twee weken gedaan.
En eigenlijk was ik daarbij ook al stiekem bezig met de derde stap: het verwerken van alles in de inbox. Dit leidde tot een enorme puinhoop op mijn bureau, en ook wel twijfels over het nut van de aanpak.
Maar ik heb doorgezet, en me ook door de derde stap heen geworsteld, het verwerken van alles in de inbox, en omzetten in todo-items en archiveren.
Het boek Getting Things Done is op bepaalde punten heel specifiek, zoals Geen Hangmappen Gebruiken, en op andere punten weer een beetje onduidelijk en dat vertraagde me, omdat ik twijfels had over of ik het wel goed begreep, en hoe ik dat dan zelf zou oplossen. Zo heb ik nu mijn todo-lijsten ingedeeld volgens mijn projectenlijst. Volgens mij is dat niet volgens de echte GTD methode, moet je dan je todolijsten indelen in context waarin je ze nodig hebt. Dus een lijst met: Telefoontjes, Boodschappen, Achter de computer, etc. Ik heb wel een Boodschappenlijst gemaakt, en een Afwachten lijst, en als iets uit mijn projectenlijsten daarop hoort, verhuis ik het todo item daarheen.
De precieze indeling van de todolijsten wordt uit het boek niet helemaal duidelijk. Ook niet of je daar alleen de eerste todo stap van een project in op moet nemen, of alles wat er voor een project moet gebeuren. Een concrete casus als voorbeeld zou al heel verhelderend werken. En een Nederlandse bewerking van het boek zou beter geweest zijn dan alleen een vertaling (volgens mij zijn hangmappen in Nederland bijna onvermijdelijk).
Mijn conclusie was daarom wel een beetje, dat je het boek niet op de letter moet volgen (dat lukte me niet), maar de principes moet inpassen in wat voor jou zelf werkt. Voor mij zijn op dit moment de belangrijkste principes:
- Alle inkomende issues meteen omzetten in todo-items en dan archiveren
- Als ik een todo-item bedenk, onmiddellijk in de lijsten zetten
- Geen datum plakken aan een todo-item, als er geen datum aan zit. Een datum leidt tot stress als je het niet op die datum doet, terwijl dat niet nodig is.
- Todo items zo concreet en praktisch mogelijk opschrijven, en opsplitsen daar waar ze te algemeen zijn
- Mijn todolijsten regelmatig doorkijken zodat ik overzicht hou op wat er in staat
Dit heeft in ieder geval op dit moment geleidt tot een min of meer leeg bureau (afgezien van een half afgemaakt papercraft model van de Cutty Sark). En inderdaad wel meer rust in mijn hoofd, hoewel nog niet de beloofde 'geest als water'. Ik denk dat dit komt omdat mijn project-todo-lijst nog niet compleet is. Ik merk wel dat het afwerken van todo-items min of meer vanzelf gaat, dat kost me niet zoveel moeite als eerst, toen ik het eerst uit mijn hoofd moest halen, en een bewuste beslissing moest nemen om het te gaan doen en dan wel op die manier. Dat is nu al gedaan, er hoeft alleen nog actie ondernomen te worden, en dan is de drempel minder hoog.
Ik wil de komende tijd volgens deze principes werken, en dan over een half jaar ofzo, het boek nogmaals lezen, om te kijken of het allemaal nog beter kan.
No comments:
Post a Comment